Formelle Anforderungen an Buchführung steigen

So bleibt Ihre Buchführung ordnungsgemäß

Die Finanzverwaltung stellte neue Regeln zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung auf. Gerade kleine Betriebe sollten die formellen Änderungen kennen, um Betriebsprüfern keine Vorlagen für Zuschätzungen zu bieten.

Die Anforderungen

Schwerpunkte der Verwaltungsanweisung sind das innerbetriebliche Kontrollsystem und die Folgen des Einsatzes von IT-Systemen. Entsprechend heißt die Neuregelung "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)".

Neben Präzisierungen altbekannter Regelungen behandelt die Verwaltung zwei weitgehend neue Begriffe:
Die Verfahrens­dokumentation und das interne Kontrollsystem (IKS) des Unternehmens. Nach der Verwaltungs­auffassung sind viele Buchführungen nur noch mit einer Dokumentation des Unternehmens ordnungsgemäß. Die soll die betrieblichen Abläufe umfassend beschreiben. Ebenso soll der vorgesehen Arbeitsablauf durch das IKS überprüft werden. Die 37 Seiten finden Sie hier.

Überdimensioniert für kleine Unternehmen

Solche Vorgehensweisen kannten bislang nur Großunternehmen mit eigenen Innenrevision und einem prüfungspflichtigen Abschluss. Die Finanzverwaltung räumt daher ein, dass Verfahrensdokumentation und IKS entsprechend den betrieblichen Erfordernissen mehr oder weniger ausgeprägt sein können. Ebenso soll das Fehlen der Doku und des IKS nicht zwangsläufig gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sprechen. Sicher ist aber, dass die Anforderungen mit der Betriebsgröße und der Zahl der Beschäftigten steigt.

Aber bleiben wir realistisch. Beide neuen Begriffe ziehen sich wie ein roter Faden durch den gesamten Verwal-tungserlass. Ein Betriebsprüfer wird eher hohe Anforderungen an die Dokumentation und Prüfung stellen und bei Mängeln die Ordnungsmäßigkeit anzweifeln. Die fehlende Ordnungsmäßigkeit ebnet dem Finanzamt den Weg für Zuschätzungen zu Gewinn und Umsatz.

Eine Musterverfahrensdokumentation entwarf der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV).
Die umfangreiche Dokumentation ist für viele Betriebe überdimensioniert.

Mindestdokumentation für Kernbereiche

Sie sollten aber mindestens Regelungen zu diesen Kernbereiche dokumentieren:

Ein- und Ausgangsrechnungen
Wie werden Ausgangsrechnungen geschrieben?
Wer schreibt wie die Rechnungen und mit welchem Programm?
Werden alle erforderlichen Uraufzeichnungen aufbewahrt und wo? (Stundenzettel, Angebot, -Aufmaße, Vor- und Nachkalkulation)
Wie werden die Zahlungen auf geschriebene Ausgangsrechnungen überwacht?
Wer entscheidet über zulässigen Skontoabzug oder Rechnungskürzungen?
Wer legt erledigte Rechnungen wo ab?


EDV-Systeme
Welche EDV-Systeme kommen zum Einsatz?
Z. B. Kalkulationsprogramm, Programm für die Rechnungsschreibung, Handwerkersoftware, Banking-Software


Mailprogramm:
Wo werden Daten gespeichert (Eigener Server, Cloud)?
Wie erfolgt die Datensicherung?
Wurde das Einspielen einer Datensicherung getestet?


Zahlungswesen:
Wie werden Ein- und Ausgänge auf dem Kontoauszug mit den Ein- und Ausgangsrechnungen geprüft?
Wie wird sichergestellt, dass alle Belege vorhanden sind?
Was geschieht bei fehlenden Belegen, z. B. Online-Rechnungen, Belege zu Kreditkarten?
Wie werden fällige Forderungen und zu leistende Zahlungen überwacht?
Wie ist das Mahnwesen organisiert?


Ablage von Belegen und Kontoauszügen
Wer legt wann ab?
In welcher Systematik wird abgelegt?
Wie findet man von der Rechnung zum Kontoauszug und umgekehrt?


Inventur (nur bei Bilanzierenden)
Wann und durch wen erfolgt die Inventur?
Wie wird die Vollständigkeit der Inventuraufnahme sicher gestellt?
Wie werden Waren auf Baustellen oder Außenlagern erfasst?
Gibt es eine Inventuranweisung (beifügen)?
Wie werden die Einzelwerte der Waren ermittelt, wie sind die Preise für einen fremden Dritten nachträglich einfach festzustellen?
Ggf. sind die Preislisten o. ä. aufzubewahren

Augenmaß gefordert.

Verantwortlich sind Sie. Zwischen den Kernbereichen und den vollständigen Regelungen der Muster-Verfahrensdokumentation müssen Sie als Unternehmer das für Ihren Betrieb sinnvolle Mittelmaß finden.
Bei allen auftretenden Fragen helfen wir Ihnen gerne.

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Rechtshinweis
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